Provenienzverzeichnung in SISIS-Bibliotheken

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USB Köln (in Bearbeitung)

Die hier beschriebene strukturierte Provenienzverzeichnung gilt für SISIS-Bibliotheken, ist jedoch auch in anderen Bibliothekssystemen anwendbar.
Vortrag dazu auf dem 6. Bibliothekskongress, Leipzig, 2016: [Christiane Hoffrath: "Der Weg zur strukturierten Provenienzverzeichnung im Bibliothekssystem"][1]


Provenienzverzeichnung - was bisher geschah

In der USB fand bislang eine "freiwillige und relativ freie" Verzeichnung von Provenienzeinträgen statt. Dazu wurde die externe Fußnote des Buchdatenblattes genutzt. Folglich wurde ein Provenienzvermerk im USB-Portal exemplarbezogen neben der Signatur ausgegeben. Neben dem Vorteil der exemplarspezifischen Information birgt der Eintrag an dieser Stelle jedoch Nachteile:

  • Es werden nicht alle Provenienzvermerke erfasst.
  • Es werden auch andere Informationen (z.B. Schutzumschlag erhalten) in der Fußnote erfasst.
  • Es gibt keine normdatenunterstützte Erfassung.
  • Es wird keine Nomenklatur für Provenienzvermerke genutzt.
  • Die Erfassung erfolgt in verschiedenen Schreibweisen.
  • Die Kategorie ist nicht recherchierbar!

Problematik für die NRW-Verbundteilnehmer mit Sisis-Lokalsystem

Bislang gab es keine hbz-Initiative (anders als im GBV und im HeBIS) zur Provenienzerfassung für die Verbundteilnehmer. Daher ist geplant, eine zunächst verbundunabhängige Provenienzerfassung vorzunehmen. In den "Sisis-Bibliotheken" ULB Münster und ULB Bonn (sowie in der "Aleph-Bibliothek" Kölner Dom- und Diözesanbibliothek) wird eine solche Provenienzerfassung im Bereich der Altbestandskatalogisierung bereits ein- bzw. durchgeführt. Allerdings findet in diesen Bibliotheken eine zusätzliche separate Datenerfassung, z.B. in Access oder Excel, statt. Seit August 2015 wird das "Kölner System" der Provenienzverzeichnung in Bonn und Münster umgesetzt.

Provenienzverzeichnung: Worum geht es & wie funktioniert es?

1. Eine Provenienzerfassung in den NRW-Bibliotheken soll in nachhaltiger, exportfähiger Form erfolgen, so dass diese zu einem späteren Zeitpunkt dem hbz "angereicht" werden kann. Geplant ist, dass sich die USB Köln und die ULB Münster (evtl. auch die ULB Bonn) um ein strukturell gleiches Verfahren bemühen.
Ein wichtiges Instrument bietet die GND, da hier die Möglichkeit besteht:

  • Personen- und Körperschaftsansetzungen zu übernehmen.
  • Provenienzvermerke als solche zu erfassen bzw. einer Person / Körperschaft einen solchen hinzuzufügen.
  • die GND-ID in die lokale Normdatei zu übernehmen!
  • die GND-Ansetzung in die lokale Titelaufnahme zu übernehmen!
  • den GND-Satz in einem Tool-Tip "Provenienz" (siehe unten) zu verlinken.
  • GND-Beispiel

2. Ziel ist es, alle provenienzverzeichnungsrelevanten Daten an einer zentralen Stelle zu erfassen: Das ist in Köln die USB-Datenbank. Selbst bei der notgedrungenen Verzeichnung der exemplarspezifischen Provenienzen in den (Sisis-)Titeldaten (in Ermangelung einer "Exemplardatentabelle") bietet diese Vorgehensweise Vorteile im Vergleich zu einer zusätzlichen und separaten Datenhaltung, wie sie z.B. eine Access-Datenbank darstellt.

3. Das bedeutet, dass die zur Verzeichnung benötigten Kategorien lokale multiple Kategorien sein müssen, die überdies invertiert und somit recherchierbar sind. Für die Erfassung von Provenienzen wurden daher Kategorien-Cluster gebildet (siehe unten), die es ermöglichen, alle exemplarbezogenen Informationen zu einer Person oder Körperschaft, identifiziert und angereichert durch die GND-ID in der lokalen Normdatei, zu exportieren und ggf. dem hbz-Verbund zur Nachnutzung zur Verfügung zu stellen.

4. Provenienzen, die nicht in der GND (Individualisierungsprinzip) verzeichnet werden können (damit sind im Wesentlichen nicht zu individualisierende Personen und/oder nicht vollständig zu entziffernde Namen gemeint), werden nur in die lokale Normdatei aufgenommen. Ein zukünftiger Export kommt somit nicht in Frage. Da jedoch neben der Recherchierbarkeit im Katalog alle Provenienzeinträge zusätzlich (in der Ansetzungsform) in Registern ausgegeben werden, bleiben somit auch die nur lokal bekannten und noch nicht identifizierten Vorbesitzer sichtbar und für die Provenienzforschung erhalten.

5. Die Provenienzverzeichnung soll zukünftig für alle neu eingelieferten und für alle in Bearbeitung befindlichen Bücher, z.B. im Rahmen von (Alt-) Bestandsprojekten der USB, vorgenommen werden.

6. Workflow für die Provenienzverzeichnung der Testphase

Provenienzeinträge

Lokalsystem | Titeldaten

Vorbemerkung: Die Kategorien sind multipel. Jede Provenienz erhält einen eigenen Eintrag. Dafür wird eine Gruppe freier Kategorien in der SISIS-Feldstrukturtabelle ausgewählt und eingerichtet. (So beginnt in Köln der Provenienzeintrag mit der Kategorie 4306 bis 4314, ist jedoch je nach Bibliothek individuell festlegbar.)

Kategorie Multnr. Feldname Inhalt Bemerkung
4306. 001 ProvSlg. [ID] 1. Vorbesitzer Sammlung in Ansetzungsform, über SW-Normdaten-ID. verknüpft
4306. 002 ProvSlg. [ID] 2. Vorbesitzer Sammlung in Ansetzungsform, über SW-Normdaten-ID. verknüpft
4306. 003 ProvSlg. [ID] 3. Vorbesitzer Sammlung in Ansetzungsform, über SW-Normdaten-ID. verknüpft, ... usw.
4307. 001 ProvKoerp. [ID] 1. Vorbesitzer Körperschaft in Ansetzungsform, über Normdaten-ID. verknüpft
4307. 002 ProvKoerp. [ID] 2. Vorbesitzer Körperschaft in Ansetzungsform, über Normdaten-ID. verknüpft
4307. 003 ProvKoerp. [ID] 3. Vorbesitzer Körperschaft in Ansetzungsform, ... usw.
4308. 001 ProvPers. [ID] 1. Vorbesitzer Person in Ansetzungsform, über Normdaten-ID. verknüpft
4308. 002 ProvPers. [ID] 2. Vorbesitzer Person in Ansetzungsform, über Normdaten-ID. verknüpft
4308. 003 ProvPers. [ID] 3. Vorbesitzer Person in Ansetzungsform, ... usw.
4309. 001 ProvEx. Mediennummer Mediennummer des betroffenen Exemplars des 1. Vorbesitzers
4309. 002 ProvEx. Mediennummer Mediennummer des betroffenen Exemplars des 2. Vorbesitzers
4309. 003 ProvEx. Mediennummer Mediennummer des betroffenen Exemplars des 3. Vorbesitzers ... usw.
4310. 001 ProvBeschreibung T-PRO-Vokabularium "Besitzkennzeichen des 1. Vorbesitzers"
4310. 002 ProvBeschreibung T-PRO-Vokabularium "Besitzkennzeichen des 2. Vorbesitzers"
4310. 003 ProvBeschreibung T-PRO-Vokabularium "Besitzkennzeichen des 3. Vorbesitzers" ... usw.
4311. 001 ProvOwner Vokabularium Sigel Sigel 1. Vorbesitzer (38 bzw. Fachbibliotheksbestand 38/...)
4311. 002 ProvOwner Vokabularium Sigel Sigel 2. Vorbesitzer
4311. 003 ProvOwner Vokabularium Sigel Sigel 3. Vorbesitzer ... usw.
4312. 001 ProvUnvollständig Selektionskennzeichen Vokabularium "unvollständiger Provenienzvermerk"
4312. 002 ProvUnvollständig Selektionskennzeichen Vokabularium "unvollständiger Provenienzvermerk"
4312. 003 ProvUnvollständig Selektionskennzeichen Vokabularium "unvollständiger Provenienzvermerk"
4313. 001 ProvRefer Vokabularium Referenz 1. Referenz, z.B. Nachweis in Auktionskatalog
4313. 002 ProvRefer Vokabularium Referenz 2. Referenz, z.B. Nachweis in Archivalie
4313. 003 ProvRefer Vokabularium Referenz 3. Referenz, z.B. Nachweis in Bibliothekskatalog
4314. 001 ProvHistSi Histor. Signatur 1. Histor. Signatur
4314. 002 ProvHistSi Histor. Signatur 2. Histor. Signatur
4314. 003 ProvHistSi Histor. Signatur 3. Histor. Signatur ...usw.

Beispiel für ein Buch aus der Richter-Bibliothek mit zwei Vorbesitzern:

Kategorie Multnr. Inhalt
4308. 001 [531666] Richter, Helene
4309. 001 L22/792/500
4310. 001 Exlibris "Helene Elise Richter"
4311. 001 38
4308. 002 [536591] Richter, Elise
4309. 002 L22/792/500
4310. 002 Exlibris "Helene Elise Richter"
4311. 002 38

Beispiel für ein Buch, dessen erstes Exemplar eine Körperschaft als ersten und einen unvollständigen Provenienzeintrag einer natürlichen Person als zweiten Vorbesitzer enthält. Das zweite Exemplar hat einen Vorbesitzer:

Kategorie Multnr. Inhalt
4307. 001 [170908] Bürger-Bruderschaft in der Benediktiner-Abteikirche zu Groß Sankt Martin <Köln>
4309. 001 GBII+C201+A
4310. 001 hs. Besitzvermerk "Liber monasterii sancti Martini majoris in Colonia"
4311. 001 38
4308. 002 [170909] Hutz[]huber, Chri[] (ACHTUNG: Zählung der Kategorie anpassen, da Multgruppe)
4309. 002 GBII+C201+A
4310. 002 hs. Besitzvermerk "Ex Libris Hutz[]huber, Chri[]"
4311. 002 38
4312. 002 unvollständiger Provenienzvermerk
4308. 003 [1071416] Wallraf, Ferdinand Franz
4309. 003 WCIII12
4310. 003 hs. Besitzvermerk "Ferd. Wallraf"
4311. 003 38

Verzeichnung unvollständiger Provenienzen | Handling lokaler Normdaten

Im Rahmen der Provenienzforschung ist es unerlässlich, dass auch nur teilweise identifizierbare Namen erfasst werden. In einem solchen Fall ist eine Verzeichnung / Verknüpfung mit der GND nicht möglich. Daher werden diese Provenienzen in der USB Köln in den lokalen Normdateien (Personen / Körperschaften) eingetragen.

  • Nicht zu entziffernde oder fehlende Namensbestandteile werden (in allen Provenienz-Kategorien) durch die öffnende und schließende Klammer [] ersetzt.
  • In der jeweiligen Normdatei wird zusätzlich in der Kategorie 801 (Körperschaften | "Kommentar Ansetz.") bzw. in der Kategorie 808 (Personen | "Erläuterungen") der Eintrag "unvollständiger Provenienzvermerk" eingetragen.
  • Außerdem muss der Provenienzvermerk zusätzlich mit einem Selektionskennzeichen in der Titeldaten-Kategorie 4312 versehen werden. Dazu ist aus dem an diese Kategorie angeschlossenen Vokabularium der Text "unvollständiger Provenienzvermerk" zu übernehmen.
  • Exemplarexterne Informationen zur Provenienz, z.B. aus Katalogen, Akzessionsjournalen, Aktennotizen und Briefen, können in freier Form im Kommentarfeld des lokalen Normdatensatzes (8xx) der Vorbesitzer eingetragen werden.

ULB Bonn und ULB Münster haben andere Verfahren entwickelt.

Vokabularium der formalen Provenienzbegriffe

  • In der Kategorie 4310 (ProvBeschreibung) werden in einem Vokabularium die einleitenden formalen Provenienzbeschreibungsbegriffe angeboten. An diese Vorgabe innerhalb des Feldes wird während der Erfassung die individuellen Provenienzbeschreibung angefügt, z.B.:
    • formaler Begriff des Vokabulariums = Stempel:
    • individuelle Provenienzbeschreibung = "Stadtbibliothek Köln"
    • 4310 | Stempel: "Stadtbibliothek Köln"
  • Mehrere zum gleichen Vorbesitzer gehörende Provenienzvermerke werden mit "," getrennt in der Provenienzbeschreibung (Kat. 4310) eingetragen, z.B.:
    • hs. Besitzvermerk "E. Hymmen", Etikett "Ernst Hymmen, Köln-Mülheim"
    • Supralibros "P G R Darstellung der Stigmatisierung Franz von Assisis", Etikett "Ad Biblioth. FF. Min. Conv. Coloniae"
  • Das Vokabularium orientiert sich an den Deskriptoren des Thesaurus der Provenienzbegriffe (T-PRO) der HAAB Weimar und Staatsbibliothek zu Berlin.


Formalbegriff Feldinhalt Beispiel Bemerkung
Autogramm Autogramm "Text in Vorlageform" Autogramm "Th. Mann 24/12.29" T-PRO-Definition: Eigenhändiger Namenszug
Einband Einband "Beschreibung" Wird in der USB Köln bislang (noch) nicht verwendet.
Einlage Einlage "Text in Vorlageform" = Einleitender Begriff Medium und beschreibende Aufzählung (Was, von wem und wo, für wen und wann) Einlage "Brief von A an B vom 23.1.1901" oder Einlage "Einladung mit hs. Hinweis auf Otto Meier" Definition: Einlage oder Beilage jeder Art, die Hinweise auf den Vorbesitzer gibt. Für bestimmte Sammlungen, wie die Slg. Bachem, wird es überdies Arbeitsvorlagen geben.
Etikett Etikett "Text in Vorlageform, ggf. kürzen" Etikett Beispiel Erfasst werden die wesentlichen Merkmale, wie bei der Einlage, kann u.U. mit "Indiz" kombiniert werden.
Exlibris Exlibris "Name in Vorlageform" ohne Text "Ex libris" und ohne Motto Exlibris "Hanns Theo Schmitz-Otto" Exlibris ist das nachträglich in das Buch eingebrachte Bucheignerkennzeichen. Der Formalbegriff gilt nicht für hs. Besitzvermerke nach dem Muster "Ex Libris Vorname Name"
gedr. Besitzvermerk gedr. Besitzvermerk "Text in Vorlageform" gedr. Besitzvermerk "Zur heiligen Erstkommunion von Hans Müller am 1. April 1900" Gedruckete Besitzvermerke finden sich zumeist auf dem Vorsatz.
hs. Besitzvermerk hs. Besitzvermerk "Text in Vorlageform" hs. Besitzvermerk "D. J. Focke" oder hs. Besitzvermerk " Ex libris J. [] V. Gracht" Es muss sich um einen Besitzeintrag handeln.
Indiz Indiz +"freier Text" Indiz "Inventarnummer weist auf Bibliothek Alois Brandl hin" Bislang in der USB Köln nicht verwendet.
Initiale Initiale "Text in Vorlageform" Initiale "G"
d.i. Pabst Gregor IX
Monogramm Monogramm "Buchstaben in Vorlageform" Monogramm "BvS"
d.i. Berta von Suttner
Monogramm als Verweisungsform erfassen.
NS-Raubgut NS-Raubgut + "Standardisierter Eintrag" NS-Raubgut "Verdacht auf NS-Raubgut" Zusatzeintrag zur vorliegenden Provenienz.
Prämienband Prämienband "Text in Vorlageform, ggf. kürzen" Prämienband „Prämienbuch des Gymnasiums X in Y an den Schüler Erwin Hutzelhuber (…) vom 21. Februar 1845“ Vorbesitzer Körperschaft (=Schule) und Person (=Schüler), ggf. Stifter wurden zuvor in 4307 bzw. 4308 eingetragen.
Restitution Restitution "Empfänger und Datum" Restitution "Jüdische Gemeinde Berlin, August 2013"
Restitutionsexemplar Restitutionsexemplar "Empfänger (USB Kön) und Datum" Restitutionsexemplar "Von Bibliothek XY an USB Köln zurückgegeben " Erstattung oder Rückgabe geraubter, enteigneter und zwangsverkaufter Kulturgüter an die eigene Einrichtung (lt. SB Berlin).
Stempel Stempel "Stempeleintrag in Vorlageform" Stempel "Kommunale Vereinigung der Deutschen Zentrumspartei Köln 16" Der Stempel an sich wird nicht weiter beschrieben.
Supralibros Supralibros "Eintrag in Vorlageform" oder beschreibende Erläuterung, z.B. Kölner Stadtwappen Supralibros "P G R Darstellung der Stigmatisierung Franz von Assisis" oder Supralibris "Wappen der Stadt Köln"
Wappen (auch Wappenstempel) Wappen "Text des identifizierten Wappens"; Wappenstempel "Heraldische Beschreibung" Wappen "Familienwappen Hardefust" Nicht identifizierbare Wappen, z.B. Krone mit 9 Zacken werden nicht erfasst.
Widmung Widmung "Text in Vorlageform, ggf. kürzen" Widmung "In kollegialer Verbundenheit der Verf." Es werden alle Arten von Widmungen erfasst, die Rückschluss auf die zuvor angesetzte Person geben.

Für die Beibehaltung der Formalbezeichnungen hs. und gedr. Besitzvermerk, die keine T-PRO-Deskriptoren sind, hat sich der Arbeitskreis Proveneinzverzeichnung (Bonn, Münster, Köln) im Februar 2016 entschieden.

Tooltip im USB-Portal ersetzt die externe Fußnote im Buchdatenblatt

Bislang wurde die externe Fußnote im Buchdatenblatt mit Provenienzhinweisen gefüllt. Seit Herbst 2013 wurde der einleitende Begriff "Provenienz:" vergeben. Im Rahmen der Einführung der normdatenunterstützten Provenienzerfassung (in den Titeldaten) soll sich die Provenienzverzeichnung im Portal in folgender Weise ändern:

  • Anstelle der externen Fußnote(n) soll es (ähnlich wie bei den Personen und Körperschaften ) ein Tooltip für die Provenienzen geben. Der Inhalt dieses Tooltips wird in Köln aus den Kategorien 4306-4308 und 4311 gebildet. Ein zusätzliches Füllen der externen Fußnote entfällt.
  • Die sehr heterogene Füllung der externen Fußnote soll sofern möglich vereinheitlicht werden. Externe Fußnoten aus der Zeit vor 2013, die als Provenienzbeschreibungen erkennbar sind, erhalten zumindest den einleitenden Begriff "Provenienz:". Es wird insofern einen Bruch in der Ausgabe der Provenienzbeschreibung geben: bis 2014 Ausgabe in der externen Fußnote, ab 2015 Ausgabe im Tooltip [2].

Provenienzeinträge Normdaten

Seit Umstellung auf V4.4 wird das Teilbestandskennzeichen (Aleph Feld 98 UF $a) in die lokalen Normdaten (SISIS Feld 98) übertragen. Das Provenienzkennzeichen hat den Wert h. Beispiel: Körperschaft (DE-588)512625-3 Venator und Hanstein.

Beispiele

Beispiel 1

Titel

KUG: http://kug.ub.uni-koeln.de/portal/kug/databases/id/inst001/titles/id/6824669.html?l=de
USB-Portal: http://www.ub.uni-koeln.de/usbportal?query=USB:6824669

Alle Provenienzen

http://kug.ub.uni-koeln.de/portal/kug/databases/id/inst001/titles/id/6824669/provenances.html?l=de

Provenienzen zum konkreten Medium 11C3119

http://kug.ub.uni-koeln.de/portal/kug/databases/id/inst001/titles/id/6824669/provenances.html?l=de;mnr=11C3119
JSON-Repräsentation der Provenienzen zum Medium 11C3119: http://kug.ub.uni-koeln.de/portal/kug/databases/id/inst001/titles/id/6824669/provenances.json?l=de;mnr=11C3119

Beispiel 2

Titel

KUG: http://kug.ub.uni-koeln.de/portal/kug/databases/id/inst001/titles/id/5638914.html?l=de
USB-Portal: http://www.ub.uni-koeln.de/usbportal?query=USB:5638914

Alle Provenienzen

http://kug.ub.uni-koeln.de/portal/kug/databases/id/inst001/titles/id/5638914/provenances.html?l=de

Provienienzen zum konkreten Medium 17B5740

http://kug.ub.uni-koeln.de/portal/kug/databases/id/inst001/titles/id/5638914/provenances.html?l=de;mnr=17B5740

JSON-Repräsentation der Provenienzen zum Medium 17B5740

http://kug.ub.uni-koeln.de/portal/kug/databases/id/inst001/titles/id/5638914/provenances.json?l=de;mnr=17B5740

Arbeitstreffen Provenienzverzeichnung der SISIS-Bibliotheken

Zum Erfahrungsaustausch und zur Weiterentwicklung finden zweimal jährlich Arbeitstreffen statt. Interessierte sind herzlich willkommen.
Ansprechpartner: Christiane Hoffrath (hoffrath@ub.uni-koeln.de; Heidrun Beckers (beckers@ub.uni-koeln.de)

1. Treffen: 16. Februar 2016 in der USB Köln
Vertreten sind die ULB Münster, die ULB Bonn und die USB Köln.
Themen: aktuelle Praxisfragen, Optimierung und Erweiterung der Formalbegriffe, GBV-ProvenienzWiki

2. Treffen: 18. Aug. 2016 in der ULB Bonn
Vertreten sind die ULB Bonn, die USB Köln, die LLB Detmold und das LBZ Rheinland-Pfalz
. Themen: Vorstellung der Provenienzverzeichnung den neuen Teilnehmern aus der LLB und dem LBZ.

3. Treffen geplant im Frühling 2017
Termin und Ort werden noch bekannt gegeben.